Многие УК до сих пор работают по старинке: отправляют бумажные квитанции по почте и принимают заявки на ремонт по телефону, устраивают во дворе общие собрания. Это неудобно для жителей, а для управляющей компании — лишние расходы. Чтобы автоматизировать работу компании и перейти в онлайн, можно использовать программное обеспечение от ГК «Розенталь Групп».

Давайте сравним способы работы обычной УК и компании будущего, которая работает с онлайн-сервисом и общается с жильцами дома через мобильное приложение.

Прием заявок от жителей

В обычной УК диспетчер сидит на телефоне. Кто-то из жильцов звонит, чтобы спросить, когда дадут горячую воду, кто-то — чтобы оставить заявку на ремонт канализации. Диспетчер загружен: ему нужно отвечать на вопросы людей, параллельно вносить заявки в журнал и распределять их между работниками, которые поедут на вызов. Трудно уследить за всеми обращениями, и часть из них может потеряться. В итоге телефон в диспетчерской разрывается еще и от звонков недовольных жителей.

В УК будущего работа с обращениями автоматизирована. У сотрудника УК есть доступ к специальной программе — электронной диспетчерской. В нее попадают заявки, которые жители домов отправляют из своего мобильного приложения для работы с УК. Плюс диспетчер может вносить в систему обращения, которые поступили от жителей по телефону.

В этой же программе диспетчер распределяет заявки между исполнителями и контролирует их загруженность. Когда статус заявки меняется, в электронную диспетчерскую приходит пуш-уведомление — например, о том, что мастер на месте и приступил к ремонту. Если срок заявки подходит к концу, а мастер еще не приехал, диспетчер получит уведомление и сможет направить туда другого специалиста.

 

Проведение собраний и голосований

Обычная УК развешивает у подъездов объявления, чтобы пригласить собственников на общее собрание, где будут решаться насущные вопросы: например, когда проводить капитальный ремонт дома или какой шлагбаум установить на въезде во двор. Но объявление многие могут не заметить, кому-то некогда в этот день, в итоге на собрание почти никто не приходит. Собрание приходится переносить, снова оповещать жителей. Иногда получается так, что решение принимается меньшинством собственников, остается много недовольных. Люди звонят в УК, пишут жалобы в инстанции, у руководителей управляющей компании добавляется проблем.

УК будущего устраивает для жителей электронное голосование в приложении. Проголосовать можно в любое удобное время, из любого места — даже если человек сейчас находится на даче, в отпуске, в командировке. Так в опрос вовлекается больше жителей, это помогает улучшить отношение людей к работе УК и избежать конфликтов.

А сотрудникам УК больше не нужно тратить силы и время, чтобы организовать очное собрание жильцов. Листайте галерею — смотрите, как легко создать собрание и провести электронное голосование.

Процесс проведения голосования соответствует требованиям Жилищного кодекса РФ:

• Жители подписывают электронный бюллетень простой электронной подписью.
• По итогам собрания формируется реестр проголосовавших и протокол с результатами.

Оповещения жителей

Обычная УК, чтобы сообщить об отключении горячей воды или света, расклеивает объявления на подъездах. На это у сотрудников может уйти не один рабочий день.

Но половина жителей воспринимает объявления как визуальный шум и не читает важные сообщения. В итоге во время ремонтных работ недовольные звонят диспетчеру, перегруженная линия не может принять все звонки, растет негатив по отношению к УК.

УК будущего извещает о планируемом отключении света, о расчистке снега во дворе или о поверке счетчиков через пуш-уведомления в мобильном приложении. Такой подход уменьшает количество лишних вопросов от жителей, а значит, и обращений в диспетчерскую. Сотрудники спокойно работают в штатном режиме.

Дополнительные платные услуги

Обычная УК предлагает дополнительные услуги по телефону. Но люди редко готовы слушать телефонную рекламу. Они могут быть заняты делами, к тому же, если в настоящий момент жителям не нужны, например, услуги сантехника, сообщение не запомнят. Поэтому, даже если в УК есть хороший сантехник, заказов на его услуги мало, потому что жители о нем не знают и ищут специалиста в интернете. А управляющая компания теряет возможную прибыль.

УК будущего размещает услуги на маркетплейсе в своем мобильном приложении и получает от них дополнительный доход. Собственник может заказать:

• ремонт сантехники и отопительных систем;
• уборку квартиры;
• чистку и заправку кондиционера;
• страховку квартиры.

Пользователю удобно: не нужно долго искать в интернете исполнителя услуг, можно обратиться к проверенному работнику, не нужно с кем-то созваниваться, условия и цены он видит в приложении.

Оплата квитанций и сбор показаний счетчиков

Обычная УК чаще всего разносит бумажные квитанции на оплату коммунальных услуг. Это расход бумаги, картриджей для принтера, а еще это лишняя работа сотрудников компании.

Показания счетчиков тоже собирают вручную. Для этого УК часто устанавливает в подъездах ящики для сбора бланков с цифрами или отправляют по квартирам сотрудника, чтобы он переписал данные. Это неэффективно: показания собираются медленно, а потом бухгалтер сам заносит их в программу. Из-за этого возрастает риск опечаток, поэтому в квитанции могут возникать ошибки в итоговых суммах к оплате.

УК будущего формирует квитанции в приложении, которые можно оплачивать прямо оттуда. Там же жители вносят показания счетчиков. Данные из приложения автоматически передаются в бухгалтерскую программу. Такой подход снижает нагрузку на бухгалтерию и увеличивает собираемость оплаты за счет того, что:

• электронная квитанция в приложении появляется на несколько дней раньше, чем бумажная в почтовом ящике;
• все услуги можно оплатить в одном интерфейсе, без касс и очередей;
• собственникам приходят напоминания об оплате, поэтому собираемость платежей повышается.

 

Чтобы стать УК будущего, не нужно ждать десятилетия — заказать автоматизацию от «Розенталь Групп» можно уже сейчас. Компания возьмет на себя перенос данных, интеграцию и настройку доступов для сотрудников вашей компании. За две недели «Розенталь Групп»:

• брендирует платформу под вашу УК;
• интегрирует 1С или другую CRM;
• обучит ваших сотрудников работать с системой.

Стоимость зависит от количества абонентов, которых нужно подключить.