Очевидная истина: всё, что сегодня происходит в многоквартирных домах, должно делаться по решению общего собрания собственников жилья. Это и ремонт, и решение вопросов использования общего имущества, и различные организационные вопросы.

В нашей управляющей компании мы проводим общие собрания каждый год и в каждом доме. На этих собраниях мы отчитываемся о проделанной работе за предыдущий период и с жильцами определяем планы на будущее по каждому конкретному многоквартирному дому.  

Хочу отметить, что процесс организации и проведения общих собраний достаточно трудоёмкий: нужно всех жильцов оповестить, подготовить отчеты, предложения о внесении в план работы новых позиций. Но, к сожалению, на очные собрания приходит лишь малая часть собственников жилья. Это, в основном, те, у кого особые проблемы, обеспокоенность, которые они хотели бы поскорее решить в личном общении с представителями управляющей компании. Поэтому неудивительно, что в последний годы все  решения принимаются в период заочного голосования.

Заочное голосование - это тоже одна из форм работы с жильцами. Сотрудники управляющей компании лично идут по квартирам и подписывают у людей листы голосования. В этих листах жители выражают свое мнение по разным поставленным вопросам, озвученным на собрании. Если по какой-то причине в квартире никого не оказывается, подписные листы оставляются в почтовых ящиках: потом жильцы их самостоятельно подписывают и опускают в специальные информационные ящики, которые установлены в каждом подъезде на 1 этаже.

 

 

Но время не стоит на месте, мы всё чаще стали задумываться, что такая форма голосования - это уже вчерашний день. И у нас возникла идея автоматизировать процесс голосования и дать возможность людям поучаствовать в собрании в новом современном формате и заодно – «разгрузить» сотрудников УК.

Так получилось, что я вам рассказываю об этом буквально накануне периода проведения общих собраний во всех обслуживаемых многоквартирных домах. Очные встречи будут проводиться практически ежедневно до Нового года в каждом доме. Чтобы сделать это процесс удобный и для собственников, и для сотрудников управляющей компании мы включаем электронные сервисы:

Общая часть собрания будет происходить из офиса управляющей компании. Мы к нам приглашаем всех желающих, кто хочет лично поучаствовать в собрании, но при этом понимаем, что желающих приехать, будет не очень много.

В нашем мобильном  приложении будет проводиться онлайн-трансляция этого собрания. Запись трансляции будет храниться в течение месяца: те, кто не сможет приехать в офис управляющей компании, в любой момент смогут посмотреть что же здесь происходило и какие решения были приняты. А потом в режиме онлайн высказать уже свои мнения и пожелания. Им будет доступна функция просмотра видео, они смогут задать вопросы в чате и получить в режиме реального времени ответы. Таким образом, мы надеемся, что общее количество людей, приехавших в офис, принявших участие онлайн, посмотревших в записи, будет существенно больше, чем при традиционной форме проведения  встреч. При этом расходы на организацию и проведения сокращаются, так как не нужно арендовать залы.

Затем пройдет заочное голосование: в нем можно принять участие или заполнив обычный бумажный бланк, или заполнив электронный бланк в нашем приложении.

Но хочу обратить внимание на такой важный момент: заполнение электронного бланка возможно только в случае подтверждения простой электронной подписи. Но я не думаю, что это станет какой-то проблемой для собственников жилья.

Электронную подпись можно сделать двумя способами.  Первый: прийти в офис управляющей компании с паспортом и заполнить заявление, второй: заполнить заявление в электронном приложении, приложить фото разворота паспорта на фоне своего лица (сделать элементарное селфи) и прикрепить полученную фотографию. Через некоторое время появится доступ к участию в голосовании.

Процедуру нужно эту проделать всего один раз и во всех последующих собраниях без проблем принимать в них участие, подтверждать свой голос со своего мобильного телефона с помощью четырехзначных кодов.

Очень удобно, что можно в режиме реально времени видеть как идет голосование в целом по дому: какой кворум, как распределились голоса по каждому конкретному вопросу. Всё достаточно открыто, удобно и современно.

На что мы надеемся? Расчет идет на то, что в течение 3-5 лет большинство собственников подтвердит простую электронную подпись и уйдет от использования традиционных бумажных бланков в пользу электронного голосования. В этом случае очевидна оптимизация работ: чем больше людей электронным способом  заполнит бланк голосования, тем меньше сотрудникам управляющей компании  придется ходить по квартирам.

Ну а когда абсолютное большинство получит доступ к электронному голосованию, тогда и голосование станет не таким уж событием, его можно будет проводить не только раз в год, но и в течение всего года по мере появления вопросов для решения. И это можно будет сделать очень оперативно: в течение 5-10 дней и особых трудовых затрат для проведения такого собрания не потребуется.

Электронная форма голосования - это новая форма работа с собственниками жилья  для всего жилищно-коммунального комплекса России. Но я не сомневаюсь, что за ним будущее.

А те управляющие компании, которые до настоящего времени уверены, что проведение собрание – обязанность собственников, а не управляющей компании, глубоко заблуждаются. Системная работа в домах возможна только при регулярном принятии необходимых решений на общих собраниях. Доверить это собственникам – пустить все на самотек. В каких- то домах решения будут приняты, но в большей части нет.

Мы всем рекомендуем включиться в эту работу уже сегодня и сделать собрание удобным для собственников и несложным для управляющей компании.